Кадровая служба в формате digital

Все больше игроков фармрынка «оцифровывают» кадровые процессы: документооборот, отслеживание деловой активности полевых сил, этапы подбора и обучения сотрудников. Что компаниям дает информатизация HR-функции, комментирует руководитель отдела совершенствования бизнес-эффективности, Наталья Куклина. Источник: Фармацевтический вестник.

По результатам опроса HeadHunter, в России примерно 50% компаний внедрили те или иные цифровые технологии в практику HR. Речь идет о мобильных приложениях для построения карьеры, цифровых рабочих местах. Онлайн-средства входят в ТОР3 инструментов, используемых в рекрутинге.

Информатизация управления кадровыми ресурсами развивается по нескольким направлениям. Базовая автоматизация охватывает процессы кадрового администрирования, обработку резюме. Так, фармкомпании с большим штатом полевых сил прибегают к помощи IT-технологий на этапе подбора кадров. Программы позволяют автоматически заносить поступающие в систему резюме, обрабатывать и анализировать документы в форматах word, exel, pdf. Пожалуй, единственная преграда для машины - резюме с инфографикой. Некоторые HR-ры, публикуя вакансию, сразу указывают на неуместность таких CV.

Информатизация позволяет оптимизировать кадровый документооборот. Скажем, если необходима справка о зарплате, не нужно обращаться в кадровую службу и просить подготовить документ. Сотрудник может его получить "в один клик" на корпоративном портале.

Сфера принятия решений - другое направление оцифровки процессов. HR digital позволяет менеджерам принимать решения о людях, их продвижении в компании и зарплатах на основе анализа данных, а не интуиции. Чтобы этот инструмент был эффективным, нужно начинать с систематизации процессов. Четко прописать все, что входит в сферу компетенций сотрудников, разработать KPI и уже затем собирать данные и управлять ими.

"Множество компаний по всему миру уже используют подобный инструмент для оценки кандидатов, - рассказывает сооснователь, директор программы в компании IBS Тарас Полищук. - Одна американская страховая компания, столкнувшись с падением продаж, предложила полевым сотрудникам пройти тест на соответствие требуемым компетенциям. Выявив лучших, HR-ры проанализировали резюме, которые те присылали на входе в

компанию, и при помощи программы быстро нашли корреляции между содержанием резюме и продуктивностью сотрудника. Интересно, что более успешными оказались те, кто не допустил в резюме орфографических ошибок. Также успешность зависела от вуза, который окончил сотрудник. Лучшими "продажниками" оказались выпускники вузов - середняков, тех, что занимали в образовательных рейтингах места не выше первой двадцатки".

Коммуникации - еще одно направление использования технологий. Совсем недавно основным способом публикации открытых вакансий были объявления в СМИ. Сейчас аудитория фактически безгранична благодаря работным сайтам и социальным сетям. При проведении собеседования компании все чаще прибегают к формату видеоинтервью. При этом не обязательно общение с кандидатом в прямом эфире по скайпу. Есть платформы, позволяющие проводить асинхронное интервью: кандидат регистрируется на портале, включает веб-камеру и отвечает на вопросы, которые появляются на экране компьютера. Причем компании могут настроить эту опцию так, чтобы перезаписать ответ было невозможно, - проверяют и коммуникативную составляющую кандидата, и его знания.

По наблюдениям экспертов, все больше компаний оставляет в прошлом "реактивный" подход к подбору кадров, предполагающий общение с кандидатами только при наличии открытой вакансии. Набирает популярность проактивный подход - компания заранее формирует пул лояльных кандидатов, общается с ними через своих посланников в группах социальных сетей и на корпоративном сайте.

Обучение - четвертое направление диджитализации HR. Системы e-learning есть в большинстве крупных компаний, сейчас многие внедряют обучающие игры, моделирующие бизнес-среду, тесты и т.д. В компании "ОБИ", например, разработали компьютерную бизнес-симуляцию, где игрокам-менеджерам предлагается возглавить виртуальный гипермаркет. Можно почувствовать масштаб бизнеса и потренироваться в комплексном подходе к решению задач. Обучение через бизнес-симуляцию прошли более 900 человек. Как подсчитали в компании, это позволило на 30% снизить затраты на обучение и на 85% сократить время обучения руководителей.

Эксперты отмечают смещение фокуса в обучении на мобильные приложения.

Предпочтителен сжатый формат курсов, позволяющий быстро усваивать информацию, допустим, за время поездки до работы. Обучение должно стать персонализированным, контент - релевантным опыту сотрудника и его потребностям в развитии.

Использование современных цифровых технологий в HR может способствовать значительной оптимизации временных и логистических ресурсов, обеспечивать высокую управляемость компанией.

Наталья Куклина, руководитель отдела совершенствования бизнес-эффективности "АстраЗенека Россия и Евразия":

- Мы активно внедряем дистанционно-цифровые форматы в работе с сотрудниками как на глобальном уровне, так и на уровне подразделений России и стран Евразии. Обучение персонала наряду с традиционным очным включает дистанционноцифровые формы. Курсы e-learning или обучающие видео мы совмещаем со skype-сессиями вопросов и ответов с экспертами.

Здесь, безусловно, важен вопрос мониторинга и контроля усвоения знаний. Решением служат задания, включенные в e-learning курсы, а также тестирование сотрудников по завершении дистанционного обучения.

В 2016 г. мы впервые провели цикловую конференцию в digital-формате. В мероприятии одновременно приняли участие 600 сотрудников всех региональных подразделений.

Digital-конференция прошла в несколько этапов. Сначала мы провели дистанционную подготовку - предоставили сотрудникам определенные материалы, тема которых зависела от актуальных бизнес-задач того или иного подразделения. Затем прошел форум менеджеров, собравший на стратегическое совещание всех руководителей компании. Заключительным этапом стала сама конференция, проведенная с использованием online-трансляций, видеообращениями и skype-сессиями менеджеров со своими командами. Избежать возможных технических сбоев и накладок при проведении столь масштабного мероприятия помогло тщательное планирование конференции по временным зонам, подготовка и слаженная работа кросс-функциональной команды внутренних экспертов. Анна Девицкая, директор по персоналу ГК "Герофарм":

- Сейчас в группе компаний происходят изменения, требующие оптимизации ключевых бизнес-процессов. Речь идет о подборе, адаптации, обучении и развитии, оценке сотрудников и выборе кандидатов в кадровый резерв. Также внедряется система управления по ценностям, унификации процессов управления персоналом для всех компаний группы.

В 2016 г. мы внедрили мобильные приложения с геолокацией для управления и поддержания оперативной работы медпредставителей. Также был автоматизирован процесс подбора персонала на базе ПО Experium, которое позволяет нам создавать базу кандидатов и управлять ею, а также обеспечивать возможность закрытия максимального количества вакансий внутренними ресурсами без привлечения кадровых агентств. Кроме того, мы запустили систему электронных опросов, позволяющих оценивать продуктовые знания, информированность новых сотрудников о компании, итогах прохождения испытательного срока.

В 2017 г. планируем продолжить автоматизацию кадрового администрирования на базе 1С, расширить функционал корпоративного портала, а также внедрить программные модули "корпоративный университет" и "оценка персонала". Наметили внедрение системы е-learning, в частности вебинаров для полевых сотрудников по темам: продуктовые знания, маркетинг, welcome-тренинг для новичков.

Источник: Фармацевтический вестник